这套是干什么的
我们做一套访客从线上预约到现场登记、拿二维码进门、离开签离的登记流程，来访记录可查可导出，和门禁闸机联动。解决的是前台手写登记潦草、来访记录查不到、临时人员进了厂区没人知道这些事。
现场常见的问题
现场常见的毛病
前台一本纸质登记簿，字迹潦草，出了事要查三个月前谁来过，翻出一堆看不懂的名字。
现场常见的毛病
供应商、施工人员、送货的混在一起进厂区，谁进了哪个车间完全没记录。
现场常见的毛病
被访人不在公司，访客在大堂等半小时，前台也不知道该联系谁。
流程设计与数据项
整套流程分四步：预约、核验、通行、签离。预约由被访人在网页或手机上提交，填姓名、手机号、单位、来访事由、预计到达时间、是否驾车、随行人数。提交后系统生成一条预约单和一个二维码，自动发通知给访客和被访人。现场核验有自助和人工两种：自助用立式访客机，刷证件读取信息并现场拍照比对；人工由前台在登记终端上录入，适合没有自助设备的单位。核验通过后系统发放临时通行权限，可以是打印的纸质凭条、二维码或者临时卡，有效期默认到当天 18 点，可延长。
数据项我们坚持采集必要且最小：姓名、证件号、手机号、单位、事由、被访人、进出时间、照片。证件号在数据库里加密存储，展示时中间几位打星号。系统自带黑名单功能，可以把有过纠纷或者违规记录的人员加入，加入后预约时直接拦截并提醒被访人和保卫。来访记录保存 180 天以上，可按姓名、手机号、被访人、时间段导出 Excel。我们公司规模小，这套系统部署在客户自己的服务器或者虚拟机上，数据不出客户内网，不放在我们的云上，这一点写进合同。
交付清单
交付清单包含：访客管理软件部署与授权、立式自助访客机或前台登记终端、证件阅读模块、摄像头、凭条打印机或发卡器、临时卡、二维码门禁读头或通道闸对接、服务器或虚拟机、六类网线、电源与线槽。文档给：预约流程说明、操作手册、数据项说明、导出模板样例、应急登记流程（系统故障时的纸质登记表和事后补录步骤）。验收口径：预约单生成到通知送达不超过 1 分钟；证件读取 30 次全部成功；核验通过到闸机放行不超过 5 秒；未签离人员每日 20 点自动生成提醒；导出记录与实际情况逐条核对一致。
实施步骤
第一步确定流程，和被访人所在的各部门确认：要不要审批、要不要被访人确认、司机和随行人员怎么登记、施工人员长期进出怎么办（一般办临时长期证）。第二步部署软件，建组织架构和人员，配置预约规则和可预约时段，比如只允许工作时间预约。第三步装硬件，访客机放在前台或大门内侧，电源和网络提前布好，我们建议网络走有线，无线不稳定会影响证件读取。第四步对接门禁或闸机，让临时权限能在有效期内通行指定门或闸。第五步试跑两周，让前台实际操作，把不顺手的地方改掉。第六步培训与交付，前台培训重点是异常场景：证件读不出来怎么办、访客没预约怎么办、临时要进厂区怎么办。
运维与交接
交接给管理员和前台两个角色的操作手册、软件备份脚本、应急纸质登记表模板。数据每周自动备份，保留 30 天，重要单位我们建议备份到两台不同的机器。保修 12 个月，远程问题当天响应，仙桃城区 4 小时内到场。访客机的证件阅读模块是易损件，进灰后读取会变慢，我们建议每半年用专用清洁卡清一次，清洁卡买一盒几十块，比修便宜。
适用场所
适合工厂厂区大门（供应商与施工人员多）、机关事业单位办公楼、学校校门与宿舍外来人员管理、医院住院部探视登记、园区多企业共用大门、科研与生产厂区。日均访客在 10 人以上做这套才划算，人太少手写也能应付，我们会按实际人数建议方案，不会硬推设备。湖北境内仙桃、天门、潜江、荆州、武汉可上门，软件部分支持远程部署。
