这套是干什么的
我们在每个会议室门口挂一台预约屏，手机上就能查空会议室、预约、签到，会前自动开空调投影、超时自动释放。解决的是会议室被占着没人、找会议室满楼跑、会前半小时还在接投屏线这些事。
现场常见的问题
现场常见的毛病
会议室门上贴着打印的日程表，过时了没人更新，推门进去发现里面正在开会。
现场常见的毛病
有人订了一小时的会，开二十分钟就走了，后面两小时房间一直空着别人也订不上。
现场常见的毛病
会前十几分钟还在找转接头、调音量、试远程，开会的人干等着。
系统组成与联动逻辑
这套系统由三块组成：预约平台、门口屏、会前联动。预约平台跑在一台服务器或者客户现有虚拟机上，提供网页端和手机端，支持按会议室、按容量、按设备条件（有没有投屏、有没有视频会议）筛选。预约规则包括：最短预约时长 30 分钟、最长 4 小时、可提前 14 天预约、连续预约需要管理员审批。签到机制是我们建议一定要开的功能：预约后在 15 分钟内要在门口屏上点签到或者刷门禁卡签到，不签到自动释放，这一条能把空占率压下来，实测能减少三成左右的无效占用。
门口屏用 10 到 15 寸的安卓平板或者专用触摸屏，壁挂安装，底边距地 1.4 米，电源走 POE 或者单独布 220V，我们优先走 POE，少一条强电回路就少一处隐患。屏上显示当天日程、当前会议主题、下一场时间和预订人，支持临时预订和立即结束。会前联动部分：会前 10 分钟自动给会议室的空调、投影、灯光控制器发开机指令，会后 5 分钟无人则关闭。联动需要这些设备支持网口或者红外转发，老设备没有网口的我们加一个红外转发器，成本几百块一台，能把老空调纳入进来。
交付清单
交付清单包含：预约平台软件部署与授权、门口触摸屏与支架、POE 交换机或电源适配器、六类网线、线槽、红外转发器、智能插座或智能空开、会议室控制器、投屏器或无线投屏盒子、视频会议摄像头与全向麦、服务器或虚拟机一台。文档部分给：会议室清单与容量表、预约规则配置表、管理员操作手册、员工使用一页纸说明。验收口径：手机端预约后门口屏 10 秒内核显示；未签到 15 分钟自动释放并推送通知给预订人；会前联动按设定时间触发，实测 10 次成功 10 次；投屏从发起到大屏显示不超过 20 秒；历史预约数据可导出 Excel。
实施步骤
第一步统计会议室：数量、容纳人数、现有设备清单、网络条件、有没有门禁。第二步确定规则，这一步要找行政和使用部门一起定，规则定得太松没效果，太严会被绕过，我们一般先按建议值跑一个月再调。第三步部署平台，装服务器、建组织架构、导入人员，和门禁或企业通讯录对接。第四步装门口屏，确定安装位置，玻璃墙上要用玻璃胶或者结构件固定，不能直接粘。第五步做会前联动，逐个房间试空调、投影、灯光的控制指令，红外转发器要逐个学码并存好。第六步培训与试跑，跑两周，收集占用率数据，之后再调一次规则。
运维与交接
交接给管理员账号、会议室配置表、红外码库备份和使用说明。门口屏是易损件，我们建议采购时多备一两台，坏了直接换，维修周期往往比设备便宜。平台数据每周自动备份，保留 30 天。保修 12 个月，远程问题当天响应，仙桃城区 4 小时内到场。我们还会给一份简单的季度报表模板：每个会议室的使用率、平均会议时长、未签到率，行政拿这个数据去和部门沟通，比口头要求有用得多。
适用场所
适合有多个会议室的企业办公楼、政府与事业单位办公楼、医院行政楼与学术报告厅、学校行政楼与教研楼、园区共享会议中心、酒店宴会与会议楼层。会议室在 4 间以上做这套才有明显效果，只有一两间用纸质表也行，我们碰到这种情况会直说不用做。湖北境内仙桃、天门、潜江、荆州、武汉可上门，平台部署部分支持远程完成。
